Když na nějaké veřejné akci navštívíte stan zdravotní pojišťovny, kde vám změří tlak, cukr v krvi nebo kapacitu plic, vyšetří oči či poradí ohledně pigmentových znamének, nebo se zúčastníte sportovní soutěže – napadlo vás někdy, co všechno se musí zajistit, aby taková akce vůbec mohla proběhnout? Abychom nahlédli do zákulisí příprav, nasměrovali jsme pár otázek do marketingového oddělení ZP MV ČR, které takové akce organizuje nebo se na jejich produkci podílí. Podrobnosti ze zákulisí nám přiblížila Ing. Veronika Mačáková, šéfka marketingu ZP 211.
- Co je cílem akcí?
Cílů je hned několik. Těmi nejdůležitějšími jsou určitě osvěta, podpora prevence a zdravého životního stylu. Konkrétně v případě našich vlastních akcí, jako je například Zdraví a prevence s 211, nabízíme návštěvníkům základní vyšetření, která můžeme zprostředkovat takto veřejně, bez čekacích lhůt u odborníků, samozřejmostí je poskytnutí našeho individuálního klientského servisu a komunikace případných zdravotních rizik, kterým se dá často předejít právě jednoduchou prevencí. V případě naší účasti na sportovních akcích se pak zaměřujeme na podporu žádoucího chování ve společnosti tím, že chceme, aby se lidé hýbali a opět tak pečovali o své zdraví. V rámci takové spolupráce nabízíme klientům různé slevy a soutěže, abychom je motivovali k pohybu. V neposlední řadě je pro nás setkání na veškerých eventech možností budovat vztahy jak s našimi stávajícími, tak i potenciálními klienty.
- Od čeho se odvíjí plánování akcí a s jakým předstihem se musí začít připravovat?
Vzhledem k tomu, že, jako orgán veřejné moci, nakládáme s veřejnými finančními prostředky a musíme veškeré tyto akce soutěžit v souladu se zákonem o veřejných zakázkách, je pro nás plánování a timing zásadní. Vzhledem k tomu, že jako orgán veřejné moci nakládáme s veřejnými finančními prostředky a musíme na veškeré tyto akce zajistit veřejnou soutěží v souladu se zákonem o veřejných zakázkách, je pro nás plánování a timing zásadní. Akce tedy plánujeme zhruba rok předem, v období plánování veřejných zakázek a rozpočtu. V souvislosti s těmito přípravami potřebujeme součinnost několika útvarů interně v rámci pojišťovny, a to samozřejmě znamená větší časovou náročnost. Samotná příprava akce, jako je například Zdraví a prevence s 211, pak probíhá několik měsíců před plánovaným začátkem, kdy musíme počítat i s tím, že sehnat odborníky na provádění zdravotních vyšetření, kteří budou ochotni zúčastnit se několika akcí během relativně krátkého období, nebo zajistit zábor místa není vůbec snadné. Vyplatí se dát si na přípravu více času, protože musíme myslet na různé situace, na nic nezapomenout, aby samotný průběh akce byl plynulý, efektivní a návštěvníci byli spokojení.
- Kdo tvoří realizační tým? Vyžaduje příprava zapojení jiných oddělení, kolegů na dalších pozicích v pojišťovně, nebo vše probíhá v rámci marketingového oddělení?
Během přípravy akcí spolupracuje marketing z centrály s kolegy z obchodních oddělení na pracovištích po celé České republice. Právě oni jsou v nejčastějším kontaktu s klienty, znají potřeby regionu a mají tedy přímou zpětnou vazbu, podle které můžeme naše akce uzpůsobit a připravit. Navrhují nám konkrétní města a místa, kde bychom akce měli uspořádat, dávají nám podněty k obsahu spolupráce. V neposlední řadě nám pomáhají také kolegové z regionálních klientských center, kteří osobně chodí na tyto akce, aby zajistili klientský servis na místě a byli k dispozici všem návštěvníkům v případě, že chtějí získat informace například o příspěvcích z fondu prevence, změně pojišťovny, pojistných dobách nebo z dalších rozličných oblastí zdravotního pojištění.
- Co všechno zahrnuje příprava?
Když to velmi stručně shrnu, administrativní část přípravy takové akce může zabrat i několik měsíců právě z důvodu vypsání veřejné zakázky a nutnosti dodržet určité postupy. Na základě konceptu a stanovených cílů připravujeme veškeré podklady k veřejné zakázce – výzvu, návrh smlouvy a další dokumenty, které procházejí interním připomínkováním a schvalováním.
Jakmile podepíšeme smlouvu s vysoutěženou agenturou, začínáme se samotnou přípravou akce. Součástí takové spolupráce je samozřejmě i návrh souvisejících grafických materiálů či propagace skrz různé komunikační kanály s cílem informovat o plánovaných akcích co nejvíce lidí včas. Agentura, která má pro akce vyčleněný celý tým, pak kompletně zajišťuje samotnou realizaci pod naší koordinační taktovkou.
- Jaké typy akcí připravujete? Které se těší největšímu zájmu?
Připravujeme hlavně osvětové a edukační akce pro různé cílové skupiny, jako je již výše zmiňovaná roadshow Zdraví a prevence s 211 nebo workshopy Zdravé rodičovství, zaměřené na rodiče a jejich malé děti. Podporujeme také akce, kdy nejsme přímo pořadatelem, ale které jsou v souladu s naší marketingovou strategií, tedy zaměřují se na zdraví, podporují zdravý životní styl, pohyb, duševní zdraví apod. Veliký úspěch mají právě ty akce, kdy návštěvníkům nabízíme něco navíc, jako třeba vyšetření/konzultace s odborníky, ke kterým by se klienti museli objednávat v čekacích lhůtách, cestovat za nimi nebo za jejich služby platit.
Autor: Pavel Vejvoda, šéfredaktor portálu Zdraví jako vášeň
